Những lưu ý khi lựa chọn máy hủy tài liệu

Máy hủy tài liệu ngày nay đã trở thành một vật dụng không thể thiếu của các cá nhân, văn phòng không chỉ bởi những đặc tính ưu việt của nó như: tính bảo mật thông tin tuyệt đối, hủy được nhiều loại giấy tờ, CD…Bên cạnh đó nó còn giúp thu gọn giấy tờ không cần thiết giúp văn phòng của bạn trở nên gọn gàng, sạch sẽ hơn.

Tuy nhiên không phải ai cũng biết được cách để lựa chọn và sử dụng một máy hủy tài liệu phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình. Sau đây chúng tôi xin tư vấn cho bạn một số cách lựa chọn và sử dụng máy hủy tài liệu tốt nhất.

Đầu tiên khi muốn sở hữu một chiếc máy hủy tài liệu phù hợp với nhu cầu bạn hãy xác định rõ nhu cầu của mình làhủy vụn,hủy khúc hayhủy sợi… Những máy hủy sợi sẽ có giá thành rẻ hơn so với máy hủy khúc và hủy vụn. Tuy nhiên, nếu giấy tờ của bạn cần phải bảo mật ở mức độ tuyệt đối thì đừng nên tiếc tiền mà hãy mua một chiếc máy hủy vụn để đảm bảo không bị đánh cắp thông tin. Bạn có thể tham khảo một số Model hủy vụn và hủy sợi sau đây:

Sau khi lựa chọn được một chiếc máy hủy theo loại nào bạn cần tìm hiểu kỹ công suất của máy, tùy theo nhu cầu hủy ít hay nhiều mà bạn lựa chọn công suất máy sao cho phù hợp, theo lời khuyên của các chuyên gia bạn nên lựa chọn máy có công suất lớn hơn nhu cầu hủy của bạn một chút để tăng tuổi thọ của máy.

Tiếp sau đó bạn nên lựa chọn một thương hiệu uy tín trong hàng chục thương hiệu đang được bày bán trên thị trường như: GBC. DINO, EBA. Hiện nay thương hiệu Silicon được nhiều người tin dùng bởi chất lượng ổn định, mẫu mã đa dạng và chế độ bảo hành tốt.

 Tại sao máy hủy tài liệu lại cần thiết?

Mỗi doanh nghiệp, công ty ngày nay đều rất coi trọng vấn đề bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu cho bản thân doanh nghiệp và cho khách hàng. Do vậy việc bảo mật tài liệu, các thông tin nhạy cảm, bí quyết, công thức, chứng từ, tài khoản ngân hàng…..là việc tối quan trọng. Nếu những thông tin này rơi vào tay đối thủ vì một lý do nào đó sẽ là một thảm họa gây thiệt hại vô cùng lớn cho doanh nghiệp. Ngày nay nhiều công ty đã có quy định bắt buộc các nhân viên phải sử dụng máy hủy tài liệu trong nội bộ với các loại giấy tờ, tài liệu. Máy hủy tài liệu hiện có rất nhiều loại và dòng máy như máy hủy tài liệu Dino, GBC, EBA,…Bạn có thể lựa chọn dòng máy phù hợp với mục đích sử dụng của mình.

Mặc dù vậy việc sử dụng máy hủy tài liệu sao cho hiệu quả, bền và ổn định lại không hề dễ dàng với nhiều người. Hãy tham khảo các lưu ý dưới đây để sử dụng máy hủy tài liệu đúng cách nhất:

1. Giai đoạn trước khi đưa vào sử dụng

Đầu tiên bạn cần đọc kỹ các hướng dẫn sử dụng máy hủy tài liệu của nhà sản xuất, hoặc bạn có thể hỏi các nhân viên bán hàng và chăm sóc khách hàng về tác dụng của các nút điều khiển, nguồn điện sử dụng, chất liệu và số lượng giấy giới hạn của máy…..

Bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ máy hủy tài liệu xem có vật lạ hoặc bụi bẩn mắc vào lưỡi cắt không, sau đó đóng kín thùng rác. Kiểm tra sự an toàn của ổ cắm và dây phích kết nối với máy.

Một chú ý quan trọng khác là bạn nên đặt máy hủy tài liệu cách tường khoảng 15cm, đặt nơi bằng phẳng, khô thoáng và không để gần những chất dễ gây cháy nổ.

Ngày nay máy hủy tài liệu rất cần thiết với mỗi doanh nghiệp

2.  Giai đoạn vận hành máy

Ở giai đoạn này, bạn cần phân loại ghim kẹp và giấy hủy. Trong quá trình vận hành nếu vỡ bánh răng bạn sẽ phải thay thế bằng bánh răng cao cấp có giá thành rất đắt, đặc biệt là dòng máy nhập khẩu của Châu Âu.

Một số dòng máy hủy tài liệu có trang bị thêm nút trả ngược khi máy bị kẹt giấy hoặc hủy nhầm chỉ cần nhấn nút này, giấy sẽ được trả ngược lại.

Bạn cần lưu ý theo thông số kỹ thuật của hầu hết máy hủy tài liệu thì thời gian hủy liên tục của máy khoảng 15 đến 30 phút. Bạn nên để máy nghỉ từ 5 đến 10 phút rồi mới tiếp tục sử dụng để tránh bị tình trạng máy bị nóng và gây cháy motor.

Trang phục của bạn khi sử dụng máy hủy tài liệu cũng đặc biệt cần chú ý. Bạn không nên mặc quần áo rộng , đeo trang sức…Lưu ý buộc gọn caravat, khăn quàng, trang sức…trước khi sử dụng máy và tránh để tay gần lưỡi cắt của máy vì có thể bị máy cuốn vào gây tai nạn.

3. Sau khi sử dụng

Thường xuyên kiểm tra thùng chứa rác hủy, nếu đầy thì đổ đi và vệ sinh thùng chứa. Đa số máy hủy tài liệu đều ngừng hoạt động khi thùng chứa rác đầy đồng thời có thông báo trên bảng điều khiển. Thông thường máy hoạt động theo cơ chế tự động (tự khởi động khi đút giấy vào khe hủy) vì vậy sau khi sử dụng máy hủy tài liệu bạn cần rút ổ cắm và nguồn điện đề phòng trẻ em hoặc vật nuôi tới gần có thể gây nguy hiểm.

Bạn cần lưu ý thường xuyên bảo dưỡng máy để máy chạy bền và tốt.

Hiện nay sản phẩm máy hủy tài liệu được bán và phân phối tại Công Ty BNP, chuyên kinh doanh và phân phối các sản phẩm máy hủy tài liệu chính hãng với giá tốt nhất thị trường. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại sản phẩm máy hủy tài liệu có nguồn gốc không rõ ràng, dễ hỏng và giá bán cao. BNP cung cấp các loại sản phẩm máy hủy tài liệu có xuất xứ rõ ràng với chất lượng đảm bảo từ các nhà sản xuất uy tín, cùng với đó là chế độ bảo hành tốt nhất.

Với uy tín lâu năm trên thị trường, Siêu thị điện máy văn phòng BNP chắc chắn sẽ làm hài lòng quý khách hàng.